Administrator Guide

職員登録からシフト確定まで、
この1冊で。

「シフト自動作成」は、職員の希望休や勤務条件をもとに、毎月のシフト表を自動で組み立てる管理者向けツールです。 このマニュアルでは、初めてログインしてから、実際に1か月分のシフトを確定・出力するまでの流れを、画面とあわせて順番に説明します。

ログイン
ユニット作成
職員登録
人数設定
希望休入力
シフト作成・確定
01

ログインする

施設の管理者アカウントで入室します

発行済みのメールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」を押してください。ログイン状態は30日間保持されるため、 毎回入力し直す必要はありません。

ログイン画面
ログイン画面。メールアドレスとパスワードのみのシンプルな構成です。
注意 同じメールアドレスで短時間に何度もログインに失敗すると、しばらくログインできなくなります(総当たり攻撃を防ぐための仕様です)。パスワードの入力ミスに心当たりがある場合は、15分ほど時間をおいてから再度お試しください。
ポイント パスワードを忘れてしまった場合は、ログイン画面の「パスワードをお忘れの方はこちら」からメールアドレスを入力すると、再設定用のリンクがメールで届きます(有効期限1時間)。
02

ユニットを作る・切り替える

「ユニット」は病棟・フロアなどの部門単位です

職員マスタ・シフト人数設定・希望休入力・シフト作成、いずれの画面上部にも共通で「ユニット」の切り替えがあります。 複数の部門(Aユニット・Bユニットなど)を運用している場合は、ここでどの部門の画面を見ているかを確認してください。

新しく部門を立ち上げる場合は「+新しいユニット」から作成します。1つの職員が複数のユニットを掛け持ちすることも可能です (同じ職員IDで登録すると、氏名が自動的に引き継がれます)。

ユニット切り替え・作成のUI
画面上部のユニット切り替え。どの画面からでも同じ場所に表示されます。
03

職員マスタを登録する

毎月変わらない「固定ルール」をここで登録します

氏名・常勤/非常勤の別、対応可能なシフト(早番・日勤・遅番・夜勤)、固定休み、出勤可能曜日、夜勤の月間上限などを職員ごとに登録します。 ここに登録する内容は「固定ルール」で、毎月変わる休み希望や目標時間は次のステップ以降で入力します。

職員マスタ画面
職員マスタ画面。各行を編集したら、一番下の「一括保存」で全員分まとめて保存します(削除だけはその場で即実行されます)。
ポイント 職員IDは同一人物が複数ユニットに所属する際のキーになります。既に別ユニットで使われているIDを入力すると、氏名が自動的に補完されます(氏名が一致しない場合はエラーになります)。
04

シフト人数を設定する

早番・日勤・遅番・夜勤それぞれの必要人数を決めます

各シフト区分に何人配置するか(1〜4人)を設定します。ここで設定した人数が、次の「シフト作成」で自動配置する際の必須人員数として使われ、 不足があれば作成後に警告が表示されます。

シフト人数設定画面
シフト人数設定画面。ユニットごとに個別の人数を設定できます。
05

希望休を入力する

シフト作成の前に、集めた休み希望をまとめて入力します

対象の年・月を指定し、「この月を表示」を押すと入力グリッドが表示されます。マス目をクリックするたびに 「空白 → ×(休み希望) → 有休 → 空白」の順に切り替わります。

希望休入力画面
希望休入力画面。赤い「×」は希望休、「有休」は有給休暇の希望を表します。
注意 ここで入力した希望休・有休は、次の「シフト作成」画面のシフト表にもそのまま反映されます。シフト作成画面のセルをクリックしても希望休・有休は変更できない仕様になっているため、変更する場合は必ずこの画面に戻ってきてください。
06

シフトを作成・確定する

自動生成 → 手動調整 → 確定保存 → Excel出力まで、この画面で完結します

対象年・対象月・常勤の月間目標時間を入力し、「シフトを作成」を押すと、希望休・固定ルール・必要人数を踏まえてシフト表が自動生成されます。 前月末が夜勤だった職員は当月1日が自動的に「明け」になります(強制的に変更したい場合はチェックを入れてください)。

シフト作成画面:条件入力とボタン一覧
条件入力欄とボタン一覧。「保存済みシフトを見る」で、対象月を変えた後に前回確定した内容を読み直せます。
  • シフトを作成

    希望休・固定ルール・必要人数をもとに、月全体のシフトを新規に自動生成します。

  • 夜勤のみ作成

    早番・日勤・遅番は空欄のまま、夜勤の担当だけを先に配置します。夜勤の担当を手動で調整してから、残りを自動で埋めたい場合に使います。

  • 表示中のシフトをすべて固定

    今表示されている内容をそのまま「固定」します。固定したセルは、次の「再計算」で組み直されません。

  • 期間を指定して固定

    開始日・終了日を入力して「この期間を固定」を押すと、その期間だけを全員分まとめて固定できます。月の途中まで確定済みで、それ以降だけ作り直したい場合(例:1〜15日を固定して16日以降だけ再計算)に便利です。

  • 再計算(固定分を維持)

    固定したセルはそのまま残し、それ以外の空いている枠だけを自動で組み直します。

  • 確定として保存

    表示中の内容をその月の「確定シフト」として保存します。以後は「保存済みシフトを見る」でいつでも呼び出せます。固定(ロック)していたセルの状態も一緒に保存され、次回「保存済みシフトを見る」で開いたときにそのまま復元されます。

  • Excelダウンロード

    画面に表示されている内容をそのままExcelファイルとして出力します。

セルは手動でも調整できます。シフト文字(上段)をクリックすると「夜勤→明け→空白→早番→日勤→遅番」の順に切り替わり、 時間欄(下段)をクリックするとその日を固定できます(青い枠で表示されます)。

シフト作成画面:シフト表と固定セル
固定されたセルは青枠で表示されます。空欄のまま固定すると、その日はその職員に何も割り当てなくなります。
注意 希望休「×」・有休のセルは、このシフト作成画面ではクリックしても変更されません。「希望休と有休の変更は、希望休設定画面でのみ変更可能です」というメッセージが表示されます(ステップ05の画面で変更してください)。
ポイント 「シフトを作成」「夜勤のみ作成」「再計算」のいずれかを押した直後には、シフト人数が設定どおりに満たされているかの充足チェックが表示されます。不足がある場合は、対象の職員がなぜ配置できなかったか(希望休・固定休み・出勤可能曜日外など)の推定理由もあわせて表示されます。
07

お支払い設定を行う

無料期間(登録から40日間)が終わる前に、支払い方法を登録します

ナビゲーションの「お支払い設定」から、カード決済または口座振替をお選びいただけます。口座振替を選ぶと、その場で登録用紙(PDF)をダウンロードできます。 印刷・記入・捺印のうえ返送先までご郵送いただければ、担当者が受け取り次第、口座振替の手続きを進めます。

お支払い設定画面:口座振替
口座振替を選んだ場合の画面。登録用紙のダウンロードと返送先が案内されます。口座番号はこの画面には入力しません。

カード決済の場合は、カード番号・有効期限・セキュリティコードを入力するだけで登録が完了します。カード情報はStripe(決済代行会社)に安全に登録され、当サービスのサーバーには保存されません。

お支払い設定画面:カード登録済み
カード登録が完了した状態の画面。「カードを変更」でいつでも登録し直せます。
ポイント 無料期間はご登録日から40日間です。終了が近づくと画面上部にお知らせのバナーが表示されます。お支払い方法を設定いただければ、無料期間終了後もそのままご利用を継続いただけます。

How it decides

自動作成の考え方

「シフトを作成」を押したとき、裏側では次のような順番・基準で配置を決めています。仕組みを知っておくと、 「なぜこの人がこの日に入ったのか」「なぜここが空欄のままなのか」を手直しの際に判断しやすくなります。

① 1日の中で配置する順番

まず配置が難しい夜勤の担当から決め、そのあとに早番・遅番・日勤の順で埋めていきます。

夜勤最優先で確定
早番
遅番
日勤最後・省略もあり得る

② 守るルールには「強さ」の違いがある

職員マスタ・希望休の設定はすべて条件として使われますが、「絶対に破らないもの」と「人員がどうしても足りないときだけ緩和されるもの」に分かれています。

常に守る絶対のルール

これらに反する配置は、人が足りなくても行いません。

  • 希望休・有休が入っている日
  • 固定休みの曜日/出勤可能曜日の設定
  • 対応可能なシフト区分(早・日・遅・夜)に含まれない区分
  • 夜勤の翌日(自動的に「明け」=休みになる)
  • 夜勤の月間上限回数に達している場合
  • 翌日が既に夜勤で確定している場合(連続夜勤になるため)

不足時のみ緩和状況により崩すルール

通常は避けますが、それでも人数が埋まらないときだけ、順番に条件を緩めて再度探します。

  • 「明けの翌日」=休養推奨日(通常は空けるが、不足時は解禁)
  • 常勤の週の勤務日数上限(超えて配置=「休出」と表示)
  • 非常勤の月間上限時間(超えて配置=「追加」と表示)
  • 日勤だけは、それでも見つからなければ人数不足のまま配置を諦めます(早番・遅番・夜勤より優先度が低いためです)

③ 複数の候補がいるとき、誰を選ぶか

条件を満たす職員が複数いる場合は、以下の基準でいちばん「手薄」な人を優先します。特定の人に偏らないようにするための計算です。

  • 夜勤の場合

    夜勤の月間上限回数に対して、すでに何回夜勤をこなしたかの割合が低い人を優先します。 (現在の夜勤回数 ÷ 夜勤月間上限)がいちばん小さい人

  • 早番・日勤・遅番の場合

    常勤の月間目標時間に対して、すでにどれだけ勤務したかの割合が低い人を優先します。非常勤など目標時間の設定がない職員は、勤務時間そのものが少ない人から優先されます。 (現在の累計勤務時間 ÷ 常勤の月間目標時間)がいちばん小さい人

重要 常勤の「月間目標時間」はあくまで目安です。各シフトは「1日1人体制」を最優先するため、すでに人数が足りている日に、 目標時間が未達の職員を追加で休日出勤させる、ということは行いません。目標に届かなかった分は、画面の「例外・自動補填ログ」に 情報として表示されるだけで、自動的に穴埋めされることはありません。

Q&A

よくある質問

Q.先月確定したシフトを、もう一度見たい
シフト作成画面で対象年・対象月を先月の値に変更し、「保存済みシフトを見る」を押してください。確定済みシフトがあればそのまま表示され、まだ確定していない場合はその旨のメッセージが表示されます。
Q.シフト人数が足りないという警告が消えない
「再計算」を押しても人員を配置しきれない場合、公平性・月間上限・出勤可能曜日などの制約により、どうしても埋められない枠がある可能性があります。警告メッセージに表示される職員ごとの推定理由(希望休・固定休み・曜日制限など)を確認し、必要であれば手動でセルをクリックして調整してください。
Q.新しく入った職員を、既存のユニットにも登録したい
職員マスタ画面でユニットを切り替え、既存ユニットで使われている職員IDと同じIDで追加してください。氏名が自動的に補完されます。氏名が一致しない場合はエラーになるため、表記ゆれ(姓名の間のスペースなど)に注意してください。
Q.無料期間はいつまで?お支払い設定はどこから行う?
ご登録日から40日間、すべての機能を無料でお使いいただけます。無料期間の終了が近づくと、画面上部にお知らせのバナーが表示されます。ナビゲーションの「お支払い設定」から、カード決済または口座振替(登録用紙をその場でダウンロードできます)をお選びいただけます。お支払い方法を設定いただければ、無料期間終了後もそのままご利用を継続いただけます(設定がないまま一定期間が過ぎると、閲覧・Excel出力はできますが、新しいシフトの作成・保存ができなくなりますのでご注意ください)。

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