職員登録からシフト確定まで、
この1冊で。
「シフト自動作成」は、職員の希望休や勤務条件をもとに、毎月のシフト表を自動で組み立てる管理者向けツールです。 このマニュアルでは、初めてログインしてから、実際に1か月分のシフトを確定・出力するまでの流れを、画面とあわせて順番に説明します。
ログインする
施設の管理者アカウントで入室します
発行済みのメールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」を押してください。ログイン状態は30日間保持されるため、 毎回入力し直す必要はありません。
ユニットを作る・切り替える
「ユニット」は病棟・フロアなどの部門単位です
職員マスタ・シフト人数設定・希望休入力・シフト作成、いずれの画面上部にも共通で「ユニット」の切り替えがあります。 複数の部門(Aユニット・Bユニットなど)を運用している場合は、ここでどの部門の画面を見ているかを確認してください。
新しく部門を立ち上げる場合は「+新しいユニット」から作成します。1つの職員が複数のユニットを掛け持ちすることも可能です (同じ職員IDで登録すると、氏名が自動的に引き継がれます)。
職員マスタを登録する
毎月変わらない「固定ルール」をここで登録します
氏名・常勤/非常勤の別、対応可能なシフト(早番・日勤・遅番・夜勤)、固定休み、出勤可能曜日、夜勤の月間上限などを職員ごとに登録します。 ここに登録する内容は「固定ルール」で、毎月変わる休み希望や目標時間は次のステップ以降で入力します。
シフト人数を設定する
早番・日勤・遅番・夜勤それぞれの必要人数を決めます
各シフト区分に何人配置するか(1〜4人)を設定します。ここで設定した人数が、次の「シフト作成」で自動配置する際の必須人員数として使われ、 不足があれば作成後に警告が表示されます。
希望休を入力する
シフト作成の前に、集めた休み希望をまとめて入力します
対象の年・月を指定し、「この月を表示」を押すと入力グリッドが表示されます。マス目をクリックするたびに
「空白 → ×(休み希望) → 有休 → 空白」の順に切り替わります。
シフトを作成・確定する
自動生成 → 手動調整 → 確定保存 → Excel出力まで、この画面で完結します
対象年・対象月・常勤の月間目標時間を入力し、「シフトを作成」を押すと、希望休・固定ルール・必要人数を踏まえてシフト表が自動生成されます。 前月末が夜勤だった職員は当月1日が自動的に「明け」になります(強制的に変更したい場合はチェックを入れてください)。
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シフトを作成
希望休・固定ルール・必要人数をもとに、月全体のシフトを新規に自動生成します。
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夜勤のみ作成
早番・日勤・遅番は空欄のまま、夜勤の担当だけを先に配置します。夜勤の担当を手動で調整してから、残りを自動で埋めたい場合に使います。
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表示中のシフトをすべて固定
今表示されている内容をそのまま「固定」します。固定したセルは、次の「再計算」で組み直されません。
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期間を指定して固定
開始日・終了日を入力して「この期間を固定」を押すと、その期間だけを全員分まとめて固定できます。月の途中まで確定済みで、それ以降だけ作り直したい場合(例:1〜15日を固定して16日以降だけ再計算)に便利です。
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再計算(固定分を維持)
固定したセルはそのまま残し、それ以外の空いている枠だけを自動で組み直します。
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確定として保存
表示中の内容をその月の「確定シフト」として保存します。以後は「保存済みシフトを見る」でいつでも呼び出せます。固定(ロック)していたセルの状態も一緒に保存され、次回「保存済みシフトを見る」で開いたときにそのまま復元されます。
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Excelダウンロード
画面に表示されている内容をそのままExcelファイルとして出力します。
セルは手動でも調整できます。シフト文字(上段)をクリックすると「夜勤→明け→空白→早番→日勤→遅番」の順に切り替わり、 時間欄(下段)をクリックするとその日を固定できます(青い枠で表示されます)。
お支払い設定を行う
無料期間(登録から40日間)が終わる前に、支払い方法を登録します
ナビゲーションの「お支払い設定」から、カード決済または口座振替をお選びいただけます。口座振替を選ぶと、その場で登録用紙(PDF)をダウンロードできます。 印刷・記入・捺印のうえ返送先までご郵送いただければ、担当者が受け取り次第、口座振替の手続きを進めます。
カード決済の場合は、カード番号・有効期限・セキュリティコードを入力するだけで登録が完了します。カード情報はStripe(決済代行会社)に安全に登録され、当サービスのサーバーには保存されません。
自動作成の考え方
「シフトを作成」を押したとき、裏側では次のような順番・基準で配置を決めています。仕組みを知っておくと、 「なぜこの人がこの日に入ったのか」「なぜここが空欄のままなのか」を手直しの際に判断しやすくなります。
① 1日の中で配置する順番
まず配置が難しい夜勤の担当から決め、そのあとに早番・遅番・日勤の順で埋めていきます。
② 守るルールには「強さ」の違いがある
職員マスタ・希望休の設定はすべて条件として使われますが、「絶対に破らないもの」と「人員がどうしても足りないときだけ緩和されるもの」に分かれています。
常に守る絶対のルール
これらに反する配置は、人が足りなくても行いません。
- 希望休・有休が入っている日
- 固定休みの曜日/出勤可能曜日の設定
- 対応可能なシフト区分(早・日・遅・夜)に含まれない区分
- 夜勤の翌日(自動的に「明け」=休みになる)
- 夜勤の月間上限回数に達している場合
- 翌日が既に夜勤で確定している場合(連続夜勤になるため)
不足時のみ緩和状況により崩すルール
通常は避けますが、それでも人数が埋まらないときだけ、順番に条件を緩めて再度探します。
- 「明けの翌日」=休養推奨日(通常は空けるが、不足時は解禁)
- 常勤の週の勤務日数上限(超えて配置=「休出」と表示)
- 非常勤の月間上限時間(超えて配置=「追加」と表示)
- 日勤だけは、それでも見つからなければ人数不足のまま配置を諦めます(早番・遅番・夜勤より優先度が低いためです)
③ 複数の候補がいるとき、誰を選ぶか
条件を満たす職員が複数いる場合は、以下の基準でいちばん「手薄」な人を優先します。特定の人に偏らないようにするための計算です。
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夜勤の場合
夜勤の月間上限回数に対して、すでに何回夜勤をこなしたかの割合が低い人を優先します。 (現在の夜勤回数 ÷ 夜勤月間上限)がいちばん小さい人
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早番・日勤・遅番の場合
常勤の月間目標時間に対して、すでにどれだけ勤務したかの割合が低い人を優先します。非常勤など目標時間の設定がない職員は、勤務時間そのものが少ない人から優先されます。 (現在の累計勤務時間 ÷ 常勤の月間目標時間)がいちばん小さい人
よくある質問
ご意見・不具合のご報告:info@welsemi.com | 運営会社:株式会社ウェル